Promotionsverfahren und Forschungsdaten

Eine IT-Unterstützung für die Verwaltung von Promotionsverfahren und Daten mit Forschungsbezug fehlt häufig.

Die Anforderungen an die Verwaltung von Promotionsverfahren und unterschiedlichste Daten mit Forschungsbezug wie Publikationen, Kooperationen und Forschungsprojekte sind in den letzten Jahren deutlich angestiegen. Trotzdem arbeiten viele Einrichtungen in diesen Bereichen noch mit einfachen Excel-Dateien und Listen.

Die Gründe für das Erfassen von Daten mit Forschungsbezug sind sehr vielfältig.

  • Hochschulen müssen häufig im Rahmen von leistungsbezogenen Finanzierungsmodellen Publikationen, Kooperationen, Drittmittel und Promotionsverfahren an die Landesverwaltung melden.
  • Für das Hochschulmarketing sollen Forschungsaktivitäten auf der Web-seite und in anderen Medien dargestellt werden. Hierzu ist es wichtig, einen Überblick über die eigenen Forschungsaktivitäten zu haben.
  • Für die Zusammenarbeit mit Partnern, für die Förderung des Wissens- und Technologietransfers aber auch für die Beantragung von Fördermitteln ist es wichtig, die eigenen Forschungsdaten schnell durchsuchen und aufbereiten zu können.
  • Zur Umsetzung hochschulinterner Leistungsanreize werden die Vergabe von Freistellungen, Personal und finanziellen Mitteln oft an die Forschungsleistungen eines/r Professors/in gekoppelt.
  • Die administrative Begleitung von Promotionsverfahren ist komplex und benötigt eine einheitliche Datenbasis, um die Abwicklung der damit verbundenen Prozesse und eine Zusammenarbeit zwischen den beteiligten Bereichen gewährleisten zu können.
  • Zur Förderung der Zusammenarbeit in der deutschen und europäischen Forschungslandschaft gibt es zahlreiche Initiativen, die eine Vereinheitlichung von erfassten Daten anstreben. Ziel ist es, den Austausch innerhalb der Forschungslandschaft zu erleichtern (z.B. UniWiND, Kerndatensatz Forschung, etc.).
  • Forschungseinrichtungen und Hochschulen müssen immer mehr Berichtspflichten an externe Einrichtungen erfüllen. Hierzu gehören beispielsweise die Berichtspflichten an das Bundesstatistikamt, Anfragen des Parlaments, von Ministerien oder anderen öffentlichen Stellen. Nicht selten müssen diese Anfragen kurzfristig bearbeitet werden und machen die Aufbereitung von umfangreichen Datenbeständen erforderlich.

Ohne eine entsprechende IT-Unterstützung ist die Begleitung von Promotionsverfahren sowie die Verwaltung und das Berichtswesen im Forschungsbereich sehr aufwändig

Die Begleitung von Promotionsverfahren ist ähnlich komplex wie bei Studierenden

Doch während es für den Studierenden-Life-Cycle in der Regel Campus-Management-Systeme eingesetzt werden, fehlt für die Begleitung von Promotionsverfahren eine angemessene IT-Unterstützung.

Sowohl bei Individualpromotionen als auch bei strukturierten Promotionsverfahren können die relevanten Rahmenbedingungen sehr vielfältig sein. Promotionsprogramme, Promotionsordnungen, Kooperationen mit assoziierten Universitäten, Zulassungsvoraussetzungen, die Erfüllung von Zulassungsauflagen und viele weitere Aspekte sind für eine korrekte Begleitung von Promotionsverfahren von großer Bedeutung. Darüber hinaus müssen zugrundeliegende Finanzierungen, die vertragliche Einbindung der Promovierenden, gewährte Stipendien oder auch die Einhaltung von Promotionsverfahren erfasst und bei der Begleitung berücksichtigt werden.

Für den Forschungsbereich reicht es nicht aus, Daten mit Forschungsbezug zu erfassen.

Bereits die Erfassung von Forschungsdaten wie Publikationen, Kooperationen und Forschungsprojekten ist außerordentlich aufwändig. Doch zur Erfüllung von gängigen Aufgaben im Forschungsbereich und Berichtspflichten müssen diese Daten in der Regel strukturiert gefiltert und mit zusätzlichen Daten angereicht werden.

Für die Berichte im Rahmen von leistungsbezogenen Finanzierungsmodellen müssen Publikationen, Kooperationen und Projekte eindeutig zu den Forscherinnen und Forschern der eigenen Einrichtung zugeordnet werden. Nicht selten müssen Verknüpfungen zu gängigen Taxonomien der DFG oder des Bundesstatistikamtes hergestellt werden. Bei Kooperationen und Drittmitteln sind Angaben zum Forschungsanteil und dem Fördermittelgeber erforderlich. Zur Ergebniskontrolle wird zunehmend der Nachweis von erbrachten Publikationen, Patenten und anderen Forschungsergebnissen zu gewährten Förderungen sowie Fördermaßnahmen benötigt.

Die Anforderungen an die Verwaltung von Forschungsdaten sind bereits heute sehr hoch.

So vielfältig die Forschungsdaten sind, so variabel sind auch die Berichte und Auswertungen, die zu den Forschungsdaten erstellt werden müssen. Doch ohne eine konsistente und integrierte Erfassung aller Forschungsdaten kann weder die Korrektheit der Forschungsdaten an sich gewährleistet werden, noch können belastbare Auswertungen automatisch über mehrere Forschungsdatenarten hinweg erstellt werden. Im Ergebnis müssen für viele Arbeiten häufig manuelle und aufwändige Auswertungen durchgeführt werden, die nicht selten aufgrund der unvollständigen und fehlerhaften Datenlage zusätzlich belastet wird.

Eine zusätzliche Anforderung in den kommenden Jahren: Forschungsdatenmanagement

Ein Themenbereich, der in den kommenden Jahren an Bedeutung zunehmen wird und ebenfalls nur selten durch eine entsprechende IT-Unterstützung begleitet wird, ist das Forschungsdatenmanagement. Viele Fragen sind bis heute nur schwer zu beantworten:

  • Wie können die Daten strukturiert erfasst und abgelegt werden, ohne dass es zu Überschneidungen zwischen Wissenschaftlern/innen und Projekten kommt?
  • Wie kann das Rechtemanagement sichergestellt werden, damit kein unberechtigter Zugriff stattfindet?
  • Wie kann vor einer Freigabe von Daten die Anonymisierung sichergestellt werden?
  • Wie können Freigabemechanismen und das Rechtemanagement umgesetzt werden?

Diese und viele anderen Fragen können ohne eine entsprechende IT-Infrastruktur nicht nachhaltig beantwortet werden.

Eine Promotionsdatenbank für alle Daten und Arbeitsprozesse

Das Research and Doctorate Management (RDM) digitalisiert die Verwaltung aller promotionsrelevanter Daten

Mit dem RDM können Sie die Vielfalt Ihrer Einrichtung bei der Begleitung von Promotionsverfahren abbilden. Individual- und strukturierte Promotionen können genauso abgebildet werden wie Promotionsprogramme, Promotionsstudien, wechselnde Promotionsordnungen sowie unterschiedlichste Kooperationsformen. Alle Aspekte können individuell für Lehrstühle, Fachbereiche, Graduiertenkollegs und ganze Graduiertenschulen angepasst werden. Es können Universitäten, Verbünde von Universitäten, außeruniversitäre Einrichtungen, Graduiertenschulen und –kollegs sowie Hochschulen ohne eigenes Promotionsrecht gleichermaßen abgebildet werden.

  • Verwaltung von allen Promotionsverfahren mit zulassungsrelevanten Daten wie beispielsweise Zulassungsauflagen, Angaben zur Anmeldung, zugrundeliegender Promotionsordnung, Promotionskommission, Promotionsausschuss, rechtlichen Status des Promovierenden, Abgabe, Auslage, Disputation, Noten und Publikationsprozess
  • Erfassung von Promotionsprogrammen, Promotionsordnungen, Promotionsstudien mit entsprechenden Qualifizierungsangeboten und der zugehörigen Lehrorganisation sowie Kooperationsformen
  • Verwalten von Graduiertenkollegs und Graduiertenschulen einschließlich aller administrativen Aspekte
  • Abbildung des gesamten Prozesses von der Zulassung bis zur Disputation mit Auslage und Aushändigung des Zeugnisses
  • Erzeugung von allen Dokumenten wie Bescheinigungen und Zeugnissen, automatische Wiedervorlagen und Erinnerungsfunktionen
  • Integrierte Standardberichte, Definition von eigenen Berichten und grafische Darstellungen ohne Programmierkenntnisse
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Ein System für alle Daten mit Forschungsbezug

Mit dem RDM können Sie alle Daten und Arbeitsprozesse im Forschungsbereich digitalisieren.

Mit dem RDM werden nicht nur Daten mit Forschungsbezug, sondern insbesondere auch die Organisationsstrukturen Ihrer Einrichtung abgebildet. Das ist eine wesentliche Voraussetzung, um nicht nur viele Berichtspflichten zu automatisieren, sondern auch zahlreiche Prozessunterstützungen sowohl bei der Eingabe als auch der weiteren Nutzung der Forschungsdaten zu erlauben.
Darüber hinaus können alle Forschungsdaten mit Standardtaxonomien (z.B. den Taxonomien des Bundesstatistikamtes oder der DFG Fachsystematik) oder selbst definierten Taxonomien verknüpft werden. Dadurch wird nicht nur eine semantische Auswertung und Verlinkung Ihrer Forschungsleistungen möglich. Darüber hinaus können die gleichen Daten ohne zusätzlichen Aufwand für unterschiedliche Berichtsempfänger ohne Überarbeitungsaufwand exportiert werden.

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  • Verwaltung von Forschungsprojekten mit Mitarbeitern/innen, Kooperationspartnern, Laufzeiten, Finanzierungen, etc.
  • Erfassung von Kooperationen mit zugrundeliegenden Kooperationsverträgen, Kooperationspartnern
  • Verwaltung von jeder Art von Publikation
  • Administration von Förderprogrammen, Projektförderungen, Ausschreibungen sowie Projektanträgen
  • Zuordnung von allen Forschungsdaten zu taxonomischen Kategorien für ein automatisiertes Berichtswesen (z.B. DFG Fachsystematik, Taxonomien des Bundesstatistikamts, etc.)
  • Verknüpfung von allen Forschungsdaten mit Organisationsstrukturen für ein internes Berichtswesen
  • Verknüpfung von allen Forschungsdaten mit Förderprogrammen für ein externes Berichtswesen

So wird die Digitalisierung zu einem Erfolgsfaktor.

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