Funktionierende Prozesse: eine Herausforderung

In den meisten Einrichtungen und Unternehmen gibt es komplexe Prozesse. In vielen Bereichen fehlt jedoch eine Prozessunterstützung.

Egal ob Sie eine Hochschule, eine Forschungseinrichtung, ein Unternehmen oder eine andere Organisation sind: fast immer haben sie unterschiedliche Bereiche mit jeweils spezifischen Prozessen. Selbst wenn die einzelnen Prozesse nicht sonderlich komplex sind: die reibungslose und zuverlässige Abwicklung der Prozesse ist trotzdem eine große Herausforderung.

Es gibt viele Herausforderungen für eine verlässliche Prozessabwicklung.

  • Es müssen häufig viele Vorgänge parallel mit unterschiedlichen Prioritäten bearbeitet werden.
  • Bei der Bearbeitung von Vorgängen sind meistens mehrere Abteilungen involviert. Bei der Übergabe von Vorgängen von einer Abteilung in eine andere müssen alle relevanten Informationen übermittelt werden.
  • Vorgänge sind mit mehreren anderen Vorgängen verknüpft. Beispielsweise muss bei einem Einstellungsvorgang der Vertrag abgeschlossen werden, der Arbeitsplatz eingerichtet, der Mitarbeiterausweis erstellt, die Rechte bei den IT-Systemen vergeben, der Rechner aufgesetzt und viele andere Aspekte auch umgesetzt werden.
  • Prozessbeteiligte müssen in der Regel informiert werden, wenn der Vorgang oder einzelne Prozessschritte abgeschlossen werden.

Dies sind nur einige Aspekte, die bei einer Prozessabwicklung beachtet werden müssen. Selbst bei einfachen Prozessen kann es schnell passieren, dass einzelne Arbeitschritte vergessen oder erforderliche Informationen nicht an beteiligte Personen weitergeleitet werden.

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Ohne eine entsprechende IT-Unterstützung gibt es zahlreiche wiederkehrende Probleme

Übergaben funktionieren nicht

Die meisten Prozesse werden durch mehrere Personen, häufig in unterschiedlichen Abteilungen und Bereichen bearbeitet. Aufgrund von Krankheitsausfällen, Umstrukturierungen, Kündigungen, etc. gibt es immer wieder wechselnde Zuständigkeiten bei der Bearbeitung von Vorgängen. Insbesondere bei der Übergabe von Vorgängen zwischen den bearbeitenden Personen können viele Fehler auftreten.

Vorgänge bleiben liegen

Viele Vorgänge können nicht in einem Arbeitsgang abgearbeitet werden. Es muss auf Zuarbeiten gewartet oder Entscheidungen getroffen werden, bevor ein Arbeitsschritt abgeschlossen werden kann. Es ist nicht leicht, immer den Überblick über die laufenden Vorgänge zu behalten. Bei hoher Arbeitslast kann es schnell passieren, dass Vorgänge unnötig lange liegen bleiben oder sogar ganz vergessen werden.

Der Überblick fehlt

Schon das Führen einer vollständigen Liste mit allen laufenden Vorgängen mit ihrem aktuellen Bearbeitungsstand ist ohne ein zentrales Ticket-System kaum möglich. Eine zusätzliche Komplexität entsteht daraus, dass Vorgänge oft miteinander verknüpft sind und nur dann weiter bearbeitet oder abgeschlossen werden können, wenn andere Vorgänge abgeschlossen wurden. Beispielsweise muss bei einer Einstellung sichergestellt werden, ein Arbeitplatz eingerichtet, der Dienstausweis erstellt, die IT bereitgestellt und viele andere Vorbereitungen getroffen werden.

Selbst bei kleinen Organisationen und Unternehmen kommen durch solche Vorgänge mit mehreren Teilarbeitsvorgängen sehr viele Arbeitsaufgaben zusammen, die von unterschiedlichen Abteilungen bearbeitet werden müssen. Ohne eine entsprechende IT-Unterstützung ist es praktisch nicht möglich den Überblick zu behalten, die verschiedenen Arbeiten zu koordinieren und in Zeiten hoher Arbeitsbelastung die richtigen Priotitäten zu setzen.

Informationen an Beteiligte fehlen

Bei vielen Vorgängen sind zahlreiche Personen von unterschiedlichen Abteilungen involviert. Nicht nur für die Person, die den Prozess angestoßen hat, sondern auch für die Mitarbeiter/innen, die für einzelne Arbeitsschitte zuständig sind, ist es wichtig, stets informiert zu werden, wenn Teilaufgaben abgeschlossen oder Zuarbeiten erforderlich sind. Ohne eine automatische Benachrichtung müssen im Verlaufe eines komplexen Vorgangs viele Emails verschickt und Telefonate geführt werden, um alle Beteiligten entsprechend einzubinden. In vielen Fällen unterbleibt eine solche Kommunikation aufgrund des damit verbundenen Aufwands. Das ist jedoch nicht nur für die betroffenen Personen häufig unerfreulich, sondern kann auch dazu führen, dass die Bearbeitung von Vorgängen sich in die Länge zieht und immer wieder mal längere Zeit unbearbeitet liegen bleibt.

Planungsgrundlagen fehlen

Eine wichtige Grundlage für die strategische Entwicklung Ihrer Einrichtung ist es, Bereiche mit hoher Arbeitslast frühzeitig erkennen zu können und entsprechende personelle Maßnahmen einzuleiten. Solche Maßnahmen setzen voraus, dass die konkrete Arbeitslast für einzelne Arbeitsbereiche belastbar bestimmt werden kann. Ohne eine Vorgangserfassung, die im operativen Betrieb integriert ist, ist eine objektive Einschätzung der Arbeitslasten kaum möglich. Maßnahmen zur organisatorischen Entwicklung unterliegen in solchen Fälle oft sehr subjektiven Einschätzungen, die nicht selten an den übergreifenden Bedarfen der Einrichtungen oder des Unternehmens vorbeigehen.

Dies sind nur einige der gängigen Probleme, die ohne eine IT-Unterstützung bei der Prozessabwicklung unvermeidlich sind.

... wenn Zusammmenarbeit Spaß macht

Das Ticket and Process Management (TPM) erleichtert die Zusammenarbeit und steigert Ihre Mitarbeiterzufriedenheit

Für viele Mitarbeiter/innen ist es ein gutes Gefühl, wenn sie ihre Aufgaben schnell und erfolgreich abschließen können. Das Ticket und Process Management (TPM) erleichtert die Koordination der Arbeiten, stellt die notwendigen Informationen im erforderlichen Umfang zur Verfügung und leistet damit einen wichtigen Beitrag zur schnellen und benutzerfreundlichen Bearbeitung Ihrer Arbeitsvorgänge.

Im Gegensatz zu anderen Ticketsystem kann das Ticket and Process Management in allen Aspekten an Ihre Organisation und die Arten der Arbeitsvorgänge angepasst werden. Die Darstellung, die Funktionen und viele Aspekte mehr können für jede Vorgangsart auch ohne Programmierkenntnisse angepasst werden.

Eine Prozessunterstützung maßgeschneidert für Sie

Das Ticket and Process Management ist von Anfang an darauf ausgelegt worden, sich an die unterschiedlichsten Anwendungsbereiche und Anforderungen anzupassen:

  • Die Ticket-Datenstruktur kann an bliebige Anwendungsbereiche und Prozessstrukturen wie beispielsweise IT-Ticketmanagement, Personalprozesse, Instanzhaltungsprozesse oder Anfragen im Bereiche eCommerce angepasst werden.
  • Die Oberfläche kann sowohl an die Vorgangsarten als auch die Benutzergruppen individuell anpasst werden. Dadurch wird die Komplexität minimiert und die Benutzerfreundlichkeit erhöht.
  • Die Abbildung der Prozesse kann je nach Bedarf sehr einfach oder detailliert mit Abbildung von Prozessverzweigungen und einer Statusverfolgung ausgestaltet werden.
  • Das Ticket und Process Management kann nahtlos in Ihre existierende IT-Landschaft integriert werden. Durch flexibel anpassbare Schnittstellen und innovative Ansätze für den Abgleich der Daten zwischen Drittsystemen und dem TPM können Doppeleingaben vermieden und gleichzeitig alle notwendigen Daten aus Ihren IT-Systemen genutzt werden.
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So fördert IT-Unterstützung die effiziente Abwicklung Ihrer Prozesse und steigert Ihre Mitarbeiterzufriedenheit

Immer den Überblick behalten...

Das Ticket and Process Management kann in allen Aspekten an Ihre Bedürfnisse angepasst werden.

Von einfachen Aufgabenlisten bis zu sehr spezifischen Prozessmanagementsystemen: Das Ticket and Process Management wurde darauf ausgelegt, dass es vollständig an stark variierende Anforderungen angepasst werden kann. Durch seine flexible Anpassbarkeit kann es Ihre IT-Lücken schließen und helfen, auch bei großer Arbeitsbelastung den Überblick zu behalten.

Standardticket-Funktionen

Es werden alle Funktionen von gängigen Ticketsystemen umgesetzt

  • Mandantenfähigkeit
  • Flexible Definition von Ticket-Stati und -Prozessen
  • Konfiguration von Formularen
  • Verfolgung der Ticket-Historie
  • SLA-basierte/ innerbetriebliche Leitungsabrechnung
  • Gruppierung, Suche, etc.
Kollaboration und Kommunikation
  • Email, Foren, Newsgroups
  • Wiedervorlagen, Erinnerungen
  • Kommunikation per Web-Oberfläche, Mail, mobile Anwendung
  • Flexibles Rechtemanagement
  • Mehrsprachenfähig
  • Defintion von Workflows
Anpassung in allen Bereichen
  • Benutzerdefinierte Oberflächen nach Anwendungsbereich, Nutzerrollen und anderen Aspekten
  • Auslegung für beliebige Anwendungsbereiche (Personal, Facility Management, IT/Software, etc.)
  • Einbindung von Drittsystemen
  • Rest- und andere Web-Schnittstellen
Berichtswesen
  • Standardberichte für das Bundesstatistikamt, die Landesverwaltung, die Kapazitätsberechnung, etc.
  • Flexible Definition eigener Berichte ohne Programmierkenntnisse

Das Ticket and Process Management (TPM) ist ein flexibles Ticketsystem, dass sich vollständig an Ihre Anforderungen anpassen lässt.

Gerade in Zeiten zunehmender Arbeitslast ist es von zentraler Bedeutung, den Überblick über alle Vorgänge zu behalten und die systematische Bearbeitung zu unterstützen. Mit dem TPM haben Sie ein Werkzeug, dass flexibel sowohl an Ihre Anwendungsbereiche als auch Ihre Nutzer angepasst werden kann.

Wir beraten Sie gerne

Mit unseren Produkten können Sie nicht nur die Zusammenarbeit und die reibungslose Abwicklung Ihrer Prozess fördern, sondern auch viele andere Bereiche Ihrer Einrichtung unterstützen. Gerne beraten wir Sie persönlich!

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